Bên cạnh Best regards, có rất nhiều lời chào kết thúc email như All the best, Best, Best wishes, Regards, Sincerely, Yours sincerely, Faithfully, Many thanks, Warmly, Yours truly…

Email là một trong những hình thức giao tiếp chính trong quá trình tìm kiếm việc làm và tại nơi làm việc. Mặc dù soạn thảo cẩn thận từng phần trong thư là điều quan trọng nhưng việc sử dụng lời chào kết thúc email cũng rất cần thiết vì nó sẽ để lại ấn tượng tích cực cho người đọc.

Vậy nên sử dụng cách kết thúc nào cho phù hợp với hoàn cảnh để xây dựng hình ảnh tích cực với đồng nghiệp, những người trong mạng lưới quan hệ hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng? Hãy cùng tìm hiểu về cách sử dụng Best regards cũng như các cách kết thúc email khác nhé.

Cách phân biệt Best regards, Kind reagards, Warm regards và Regards 

Cách dùng hiệu quả của Best regards là gì?

Sau khi đã tìm hiểu Best regards là gì, có thể bạn sẽ thắc mắc là khi nào nên sử dụng Best regards phải không? Câu trả lời sẽ có ngay sau đây. Best regards là lời chào kết thúc email an toàn, thân thiện và thể hiện sự tôn trọng đối với người mà bạn đã quen thuộc nhưng chưa đến nỗi quá thân thiết.

Các tình huống bạn nên sử dụng Best regards là gì? Bạn có thể sử dụng Best regards trong các trường hợp như:

• Khi gửi email cho khách hàng hiện tại
• Khi trao đổi với các đối tác bạn đã làm việc trên 3 tháng
• Khi giao tiếp với các đồng nghiệp trong đội nhóm của bạn
• Khi người nhận email thể hiện một thái độ thân thiện, thoải mái trong email đã gửi trước đó
• Hoặc bất cứ khi nào bạn không chắc chắn về việc sẽ sử dụng lời chào kết thúc emai nào, thì “Best regards” là sự lựa chọn tốt nhất và an toàn nhất cho bạn.

Best regards cũng thường được sử dụng với từ Thanks để nâng tầm trang trọng. Thanks and Best regards là gì? Nó có nghĩa là Cảm ơn và Trân trọng.

Khi nào nên sử dụng Kind regards?

Sau khi biết được Best regards là gì thì bạn cũng đoán được ý nghĩa của Kind regards phải không nào? Tuy nhiên, Kind regards là một hình thức trang trọng hơn Best regards. Kind regards được sử dụng để truyền đạt sự tôn trọng đồng thời không tỏ thái độ quá thân thiết với người nhận. Trong thư tín kinh doanh, Kind regards được xem là một lời chào chuyên nghiệp và phù hợp để kết thúc email.

Dưới đây là một vài tình huống mà bạn nên sử dụng “Kind regards”:

• Khi ở giai đoạn đầu giao tiếp với khách hàng tiềm năng
• Khi gửi email cho các lãnh đạo cấp cao của một doanh nghiệp
• Khi gửi thư cho một đồng nghiệp mới

Khi nào nên sử dụng Warm regards?

Sử dụng lời chào kết thúc email Warm regards cho thấy bạn quan tâm đến một tin buồn hoặc bạn hiểu rằng người nhận email có thể đang gặp khó khăn ở khía cạnh nào đó. Có hơi khác một chút với Best regards phải không? Từ “warm” thường liên quan đến sự an ủi, vì vậy sẽ rất phù hợp khi sử dụng lời chào kết thúc này trong các tình huống nhạy cảm.

Khi nào nên sử dụng Regards?

Như đã đề cập trong phần Best regards là gì thì Regards có nghĩa là trân trọng. Regards có thể được sử dụng bởi một người thích sự ngắn gọn, đơn giản và không thích bày tỏ sự quá nhiệt tình. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng Regards để kết thúc email của mình thì hãy cẩn thận. Bạn có thể đang tạo sự xa cách với người nhận vì bạn không quan tâm đến công việc hoặc cơ hội mà bạn đề cập trong thư. Thay vì mạo hiểm, bạn nên sử dụng Best regards để thay thế nhé.

Các lời chào kết thúc email khác tương đồng với Best regards là gì?

Best wishes: có thể được chấp nhận trong các tình huống trang trọng hoặc bình thường hơn miễn là bạn thực sự mong muốn những điều tốt đẹp nhất đến với người nhận.

All the best: Đây là một lời chào kết thúc tương tự như Best regards hoặc Best Wishes, tuy nhiên nó chỉ nên được sử dụng trong các tình huống thông thường vì nó không cho thấy sự chuyên nghiệp và cũng không ai định nghĩa được “Best” (tốt nhất) là như thế nào. Nó có thể được diễn giải theo nhiều cách và rất trừu tượng. All the best cũng nên được sử dụng nếu bạn không có cơ hội nói chuyện với người nhận trong một khoảng thời gian. Chẳng hạn như:

Tôi tin rằng anh sẽ có một chuyến công tác thành công.

All The Best,

Yours Faithfully: Lời chào kết thúc email này cũng giống như Warm regards vì nó gợi lên sự chân thành và thành thật. Bạn chỉ nên sử dụng Yours Faithfully khi bạn không biết tên của người nhận và mở đầu email bằng Dear Sir hoặc Dear Miss/Mrs.

Yours Sincerely: Sử dụng Yours Sincerely khi bạn đã biết rõ về người nhận thư và mở đầu email bằng Dear [tên] hoặc Dear Mr. [tên].

Respectfully: Lời chào kết thúc này phù hợp khi bạn đang gửi email đến một người nào đó ở vị trí cao hoặc là người có uy tín trong lĩnh vực của họ.

Excited to be working with you on: Cũng giống như Best regards, đây là lời chào kết thúc email cho thấy bạn nghiêm túc trong việc hợp tác với người nhận.

Thank you in advance: lời chào kết thúc email này được dùng khi bạn muốn yêu cầu khách hàng tiềm năng trả lời câu hỏi hoặc cung cấp thêm thông tin.

Good luck with the [tên dự án]: Sử dụng lời chào kết thúc này khi người nhận email là người đang tham gia vào một sự kiện hoặc bắt đầu / kết thúc một dự án.

Những lưu ý khi sử dụng lời chào kết thúc email như Best regards là gì?

Mục đích của việc sử dụng lời chào kết thúc email như Best regards hay Best wishes là để báo hiệu cho người nhận rằng thư đã kết thúc. Bằng cách đưa vào lời chào kết thúc vào cuối email, người nhận có thể chắc chắn rằng họ đã nhận được toàn bộ tin nhắn. Điều này đặc biệt quan trọng với các email trao đổi dài, nơi thông tin đôi khi còn sót lại sau dấu ba chấm. Vì quan trọng nên bạn cần phải cẩn thận, tránh mắc các lỗi sai. Vậy những điều cần lưu ý khi sử dụng các từ như Best regards là gì?

Không có lỗi chính tả

Toàn bộ email của bạn không nên mắc lỗi chính tả, bao gồm cả lời chào kết thúc email dù bạn sử dụng Best regards hay bất cứ từ gì khác. Ở đây, bạn cần phải rất rõ ràng với thông điệp cuối cùng hoặc kêu gọi hành động và bất kỳ lỗi chính tả nào cũng có thể phá hỏng toàn bộ nỗ lực kết nối chuyên nghiệp của bạn trước đó.

Đừng sử dụng lời chào thiếu trịnh trọng

Hãy dành những lời chào kết thúc thể hiện sự thân mật như Bye, Cheers, See you hoặc các hình thức viết tắt như rgds (regards), thx (thanks)... dành cho bạn bè của bạn. Mặc dù bạn không cần phải quá trang trọng khi viết email công việc nhưng hãy nhớ rằng người nhận đang mong đợi một mức độ chuyên nghiệp nhất định từ phía bạn. Các từ như Best regards, Yours Faithfully… nên được sử dụng để đảm bảo an toàn.

Hạn chế sử dụng cùng một lời chào kết thúc trong mỗi email

Tránh chỉ sử dụng một lời chào duy nhất trong email của bạn. Dù Best regards có thể dùng trong nhiều trường hợp và điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và vẫn phục vụ mục đích thông báo cho người nhận về việc kết thúc tin nhắn của bạn, nhưng bạn nên điều chỉnh cho phù hợp với từng hoàn cảnh. Điều này sẽ giúp tăng cường sự kết nối giữa bạn với người nhận.

Nếu bạn đang gửi một email với nội dung chia buồn về sự cố đã gặp nhưng lại kết thúc email với Best wishes thì chắc chắn là không nên, và điều đó cho thấy bạn chưa suy nghĩ thấu đáo về cách sử dụng lời chào kết thúc phù hợp với tình huống.

Tránh viết hoa hoặc in đậm

Bạn có thể nghĩ rằng in đậm hoặc viết hoa nhằm để nhấn mạnh điều muốn truyền tải. Tuy nhiên, người nhận lại cảm thấy như bạn đang to tiếng hoặc hét lên rằng bạn đang kết thúc thư. Ngay cả việc viết “Have a nice day” (Chúc một ngày tốt lành) bằng các chữ in hoa cũng tạo cảm giác khó chịu. Do đó, để không bị mất điểm với người nhận, an toàn nhất là bạn chỉ nên viết thường – Best regards hoặc Best wishes.

Đừng sử dụng các biểu tượng cảm xúc

Khuôn mặt cười và biểu cảm khác nhau có thể thú vị khi sử dụng nhưng chúng không phù hợp với email làm việc. Hãy thử tưởng tượng, đi kèm với lời chào Thanks and Best regards là một khuôn mặt cười, thật thiếu chuyên nghiệp và tôn trọng phải không. Thay vào đó, hãy cố gắng sử dụng từ ngữ thích hợp để truyền đạt cảm xúc mà bạn đang cố gắng thể hiện.

Mặc dù dòng tiêu đề và cách mở đầu email quan trọng nhưng cách bạn kết thúc một email, cụ thể là cách dùng các từ như Best regards cũng không nên bỏ qua. Lời chào kết thúc email có khả năng tạo không khí tổng thể của email, tăng hoặc giảm tốc độ phản hồi email của người nhận, thiết lập mối quan hệ làm việc và để lại ấn tượng lâu dài. Nói cách khác, chúng rất quan trọng!

Và vì email là một trong những phương thức giao tiếp chính được sử dụng ở nơi làm việc, nên sử dụng các từ như Best regards, All the best, Best… một cách chính xác là điều cần thiết. Hi vọng với hướng dẫn trên đây, bạn đã hiểu Best regards là gì cũng như các lời chào kết thúc email khác đồng thời trang bị được kiến thức để tạo ra được các email mạnh mẽ, ấn tượng, cho dù giao tiếp với nhà tuyển dụng, cấp trên, đồng nghiệp nội bộ hoặc đối tác bên ngoài.

Theo Huỳnh Trâm (careerlink)